Hoy en día estamos frente a un escenario en el que muchas compañías, para mantener su continuidad operativa, han tenido que adaptar sus procesos físicos a digitales. Sin duda, esto ha presentado un reto para muchos pero especialmente para las firmas y departamentos legales, ya que deben velar por la privacidad de información ya que enfrentan requisitos estrictos relacionados con litigios, papeleos y cumplimientos.
Para garantizar que la documentación legal se almacene y gestione de forma eficiente, Canon pone a disposición del mercado Therefore, una solución de gestión eficiente en la organización, búsqueda y resguardo de la información.
Gracias a su módulo de gestión de casos, todos los documentos de los empleados se pueden almacenar de forma segura y procesar de forma colectiva para una gestión óptima de la información. Incluso es posible acceder a documentos y procesar flujos de trabajo fuera de la oficina o desde sitios externos, ya sea mediante la aplicación de Therefore Mobile o Web Access.
“Al automatizar los procedimientos legales, los procesos pueden completarse en unas pocas horas en lugar de días, lo que reduce los costos y da como resultado una mayor precisión y eficiencia, al tiempo que brinda total responsabilidad de las acciones tomadas con respecto a la documentación legal”, explica Michael Escudero, Jefe de Solutions Marketing en Canon Chile
Al manejar electrónicamente la documentación legal, las empresas pueden lograr los siguientes beneficios:
Costos disminuidos. Al archivar documentos electrónicamente, las empresas pueden reducir los costos de fotocopiado y almacenamiento, y disminuir los errores relacionados con la indexación manual.
Procesamiento más rápido. Los flujos de trabajo envían automáticamente los documentos al socio gerente para su aprobación; las tareas se pueden completar incluso cuando se visita a un cliente o se espera en el tribunal. Las tareas que no se procesan a tiempo se pueden escalar a un socio gerente y se puede recordar a los asociados las fechas de vencimiento inminentes con recordatorios automáticos por correo electrónico.
Acceso móvil. Los documentos archivados se pueden encontrar, leer y procesar sobre la marcha utilizando la aplicación de Therefore Mobile.
Archivado compatible. Almacene de forma segura todos los documentos, mantenga los estándares de cumplimiento y elimine documentos una vez que haya expirado el período de tiempo legalmente obligatorio para el almacenamiento.
Gestión de contratos. Obtenga una visión clara de cuándo expirarán los contratos, sepa quién es responsable y mantenga una auditoría completa de todos los intercambios relevantes a los contenidos y anexos.
